Какие документы передавать бухгалтеру каждый месяц: памятка для ИП и ООО
12 минут чтения · Обновлено 26 октября 2026 · Редакция «Фабрики учёта»
Каждый месяц бухгалтеру нужны три группы документов. Первая — движение денег: выписки по всем счетам и касса. Вторая — бумаги по каждой сделке: договоры, акты, накладные, УПД. Третья — всё, что касается людей: приказы, табель, больничные, авансовые отчёты. Если какой-то группы нет, налоги считаются по неполным данным.
Обычно документы не потеряны. Они лежат в почте директора, в телефоне менеджера, в бардачке машины, и бухгалтер узнаёт о них в конце квартала, когда декларацию уже пора сдавать.
Ниже памятка: что передавать, зачем это бухгалтеру, в каком виде удобнее и что пропадает чаще всего. В конце есть чек-лист, по которому можно сверяться перед отправкой документов за месяц.
Коротко
- Основа месяца — выписки банка: по ним бухгалтер видит, под какие платежи не хватает документов.
- Каждая операция подтверждается первичным документом с обязательными реквизитами из ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
- Сроки и способ передачи не держат в голове: график фиксируется в договоре.
Ближайшее действие. Пройдите чек-лист в конце статьи по прошлому месяцу.
Что передавать: таблица на месяц
Начните с банка. В выписке видны все поступления и платежи за месяц, и бухгалтер сверяет по ней, под какой платёж документ уже есть, а под какой нет. Поэтому удобнее всего дать доступ к банку на просмотр: выписки будут приходить без вашего участия. Остальное собрано в таблице.
Листайте вправо
| Документ | Зачем бухгалтеру | Как передать |
|---|---|---|
| Выписки по всем счетам | Все поступления и платежи за месяц. По ним видно, на какие операции нет документов | Доступ к банку на просмотр или файл выписки за месяц |
| Кассовые документы | Учёт наличных: выручка, выдача денег сотрудникам, сдача в банк | Кассовые ордера и кассовая книга у ООО, сводка по кассе за месяц |
| Документы от поставщиков: акты, накладные, УПД, счета-фактуры | Подтверждают расходы. Счёт-фактура нужен для вычета НДС | Через ЭДО — доступ к системе; бумажные — скан с подписями |
| Документы покупателям | Подтверждают выручку и дату продажи | Если их выставляет бухгалтер, ничего. Если вы сами — копии или доступ к ЭДО |
| Договоры и допсоглашения | Цены, условия оплаты и сроки: от них зависит, как отразить сделку | Скан подписанного договора сразу после подписания |
| Авансовые отчёты с чеками | Отчёт сотрудника за деньги под отчёт или за покупки с личной карты | Отчёт с приложенными чеками или их читаемыми фото |
| Кадровые документы и табель | Приём, увольнение, отпуск, премия, новый оклад меняют зарплату и отчёты | Приказ или заявление в день подписания, табель в конце месяца |
| Больничные | Первые три дня болезни работника оплачивает работодатель, их нужно начислить | Сообщить, кто и с какого числа болеет, как только узнали |
| Отчёты маркетплейсов | Продажи, возвраты, комиссии и удержания площадки | Ежемесячный отчёт о продажах из кабинета продавца |
Про расходы есть простое правило Налогового кодекса: расходами признаются «обоснованные и документально подтвержденные затраты» (п. 1 ст. 252 НК). На упрощёнке «Доходы минус расходы» действуют те же критерии (п. 2 ст. 346.16 НК). Платёж в банке без акта или накладной — ещё не подтверждённый расход.
Счета-фактуры нужны, если вы или поставщик платите НДС: по п. 1 ст. 169 НК это основание для вычета налога. На упрощёнке НДС платят, если доход выше порога освобождения. На 26.10.2026 порог — 20 млн ₽ (ст. 145 НК).
На практике
Сомневаетесь, нужен ли документ, — отправьте. Лишнюю бумагу бухгалтер отложит за минуту, а недостающую потом придётся запрашивать у поставщика.
ИП и ООО: в чём разница
У ООО бухгалтерский учёт обязателен, и документ нужен по каждой операции. ИП может не вести бухучёт, если ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). На упрощёнке это книга учёта доходов и расходов (ст. 346.24 НК).
Отсюда частое заблуждение: «я ИП, мне бумаги не нужны». Нужны. Налоговый кодекс обязывает и организации, и предпринимателей пять лет обеспечивать сохранность документов, которые подтверждают доходы, расходы и уплату налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Объём зависит от режима. При объекте «Доходы» налоговая база — сами доходы (п. 1 ст. 346.18 НК), поэтому расходные документы для расчёта налога не нужны. А вот выписки, документы по выручке и, если есть сотрудники, кадровые бумаги нужны всегда.
С кассой у предпринимателя тоже проще. ИП, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, может не оформлять кассовые документы (п. 4.1 Указания Банка России № 3210-У). У ООО так нельзя: поступление и выдачу наличных учитывают в кассовой книге (п. 4.6 того же указания).
Как понять, что документ годится
Бухгалтеру нужен первичный документ, то есть бумага, которая подтверждает конкретную операцию: акт, накладная, УПД, кассовый ордер. Закон перечисляет его обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование компании или ИП, которые составили документ;
- содержание операции: что продано, какая работа выполнена;
- количество и (или) сумма с единицами измерения;
- должности людей, которые совершили сделку и отвечают за её оформление;
- их подписи с фамилиями и инициалами.
Часто проблема в последних двух пунктах: в акте нет расшифровки подписи или не указана должность. Такой документ возвращают поставщику на исправление, и хорошо, если поставщик ещё на связи.
Отдельно о счёте на оплату. Сам по себе он обычно не подтверждает, что товар получен или услуга оказана. Для этого нужен закрывающий документ, который оформляют после поставки: акт, накладная или УПД. Прислали только счёт — попросите и его.
«Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных».
Проще говоря, донести документ до учёта — задача компании. Та же часть статьи добавляет две вещи. Исполнитель по договору о ведении учёта не отвечает за то, что составленный другими документ соответствует реальной операции. А его письменные требования о передаче документов обязательны для всех работников компании.
Скан, фото, ЭДО или выгрузка
Первичный документ составляют на бумаге и (или) в электронном виде с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). От этого и зависит способ передачи.
- ЭДО (электронный документооборот: обмен документами с электронной подписью через оператора). Проще всего дать бухгалтеру доступ к системе, тогда пересылать ничего не придётся.
- Выгрузка. Для банка, онлайн-кассы и маркетплейсов: файл из личного кабинета за месяц или доступ на просмотр.
- Скан. Для бумажных документов с подписями и печатями. Один документ — один файл, со всеми страницами.
- Фото. Подходит для чеков и коротких документов, если видны все реквизиты. Снимайте при хорошем свете, целиком, без пальцев в кадре.
Называйте файлы по смыслу. «Акт, поставщик, октябрь» найдётся за секунду, «Документ (1)» придётся открывать.
Оригиналы храните у себя
Скан или фото — копия для учёта. Бумажные оригиналы с подписями держите в папке по месяцам: их могут запросить при проверке. Электронные документы с подписью остаются в системе ЭДО, заранее их распечатывать не нужно.
Что теряется чаще всего
Ниже то, что бухгалтеру приходится запрашивать повторно, и как этого избежать.
- 1. Чеки за покупки с личной карты директораКак лучше: Фотографируйте чек сразу и пишите одной строкой, что куплено и зачем. Без чека бухгалтер не поймёт, что это за платёж и как его отразить.
- 2. Акты за связь, рекламу, аренду и подпискиКак лучше: Подключите таких поставщиков к ЭДО или договоритесь, что акты приходят на общий адрес, к которому есть доступ у бухгалтера. Иначе в банке расход есть, а документа нет.
- 3. Подписанный договор, который не отправилиКак лучше: Отправляйте скан в день подписания. Без договора бухгалтер не знает условий оплаты и может неверно разнести поступление.
- 4. Приказ о премии или новом окладеКак лучше: Кадровые изменения передавайте до расчёта зарплаты. Иначе сотрудник получит не ту сумму, а исправлять придётся и выплату, и отчёты.
- 5. Возврат денег покупателюКак лучше: Передавайте документ о возврате вместе с выпиской. Без него возврат выглядит непонятным платежом, а выручка остаётся завышенной.
- 6. Второй счёт в другом банкеКак лучше: Сообщите бухгалтеру о каждом счёте, включая валютный. Операций по забытому счёту в учёте нет вовсе.
Чем дольше документ идёт, тем дороже ошибка. В текущем месяце его просто вносят в учёт. Через квартал, когда декларация уже сдана, приходится исправлять учёт, а иногда и подавать уточнённую декларацию.
Как договориться о графике
До какого числа вы передаёте документы за месяц и когда получаете расчёт налогов, у каждого исполнителя по-своему. Устно это не согласуют: график взаимодействия фиксируется в договоре на бухгалтерское обслуживание. Прочитайте этот пункт до подписи. О том, что ещё проверить в договоре, — в статье о переходе на удалённую бухгалтерию.
Удобнее всего, когда месяц устроен так:
В течение месяца
Договоры, кадровые приказы и сведения о больничных отправляете по мере появления, не дожидаясь конца месяца. От них зависят зарплата и разноска платежей.
После окончания месяца
Передаёте закрывающие документы: акты и УПД от поставщиков, сводку по кассе, авансовые отчёты, отчёты маркетплейсов, табель. Выписки при доступе к банку бухгалтер забирает сам.
Сверка
Бухгалтер присылает список платежей без документов. Вы отвечаете по пунктам: присылаете документ или объясняете, что это за операция.
Назначьте одного человека, который отвечает за передачу документов: директора, офис-менеджера или помощника. Бухгалтер должен знать, к кому идти с вопросом, а сотрудники — кому отдавать бумаги.
Сколько хранить документы
Срок считают от конца года, к которому относится документ. Акт за март 2026 года хранят как минимум до конца 2031 года.
Пять лет — нижняя граница. Закон отсылает к правилам архивного дела, и для части документов, в том числе кадровых, сроки по этим правилам свои. Их стоит уточнить отдельно.
Если учёт ведёт внешний исполнитель, хранение всё равно на компании: ведение учёта и хранение документов организует руководитель (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Чек-лист: всё ли собрано за месяц
Пройдите его перед отправкой документов за прошлый месяц. Отметьте то, что уже сделано:
Всё ли вы собрали за месяц
Если пунктов без галочки много каждый месяц, дело может быть не в вас, а в том, как устроен обмен документами. Это видно на бесплатном экспресс-аудите: мы смотрим базу и документы и показываем, где учёт расходится с банком.
Вопросы и ответы
Можно ли передавать документы раз в квартал?
Нужно ли отдавать бухгалтеру оригиналы?
Поставщик не прислал акт, а деньги уже ушли. Что делать?
Я ИП без сотрудников на «Доходах». Мне это всё нужно?
Можно ли отправлять документы в мессенджер?
Материал подготовлен редакцией. Нормы закона сверены с первоисточником 26 октября 2026. Заметили неточность? Позвоните +7 (495) 128-03-40, и мы исправим.
